個人情報取扱規程

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日本防災士会千葉県北部支部  個人情報取扱規程

制定 令和元(2019)年10月19日

(目的)
第1条 この取扱方法は、日本防災士会千葉県北部支部(以下本会)が保有する個人情報について適正な取扱いに関する事項を定めることにより、本会の円滑な事業運営を図るとともに、会員の権利利益を保護することを目的とする。

(責務)
第2条 本会は、個人情報の保護に関する法律(以下「法」という)等を遵守するとともに、本会活動において個人情報の保護に努めるものとする。

(周知)
第3条 本会は、この個人情報取扱方法を、新会員の入会時資料や本会ホームページ等に掲載し、会員に周知するものとする。

(管理者)
第4条 本会における個人情報の管理者は、支部長、事務局長、災害対策本部長、災害対策協働班正副班長とし、緊急の事態が生じた場合は、支部長又は災害対策本部長が指定する会員において保管するものとし、適正に管理する。

(取扱者)
第5条 本会における個人情報の取扱者は、事務局長は指名する事務局員、副支部長、幹事役員、災害対策本部長が指名する災害対策本部員とする。

(秘密保持義務)
第6条 個人情報の管理者・取扱者は、職務上知ることができた個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用しない。その職を退いた後も、同様とする。

(個人情報の取得)
第7条 本会は、支部長、事務局長が「日本防災士会千葉県北部支部入会届」などを、会員や賛助会員など、会員になろうとするものから受理することにより、個人情報を取得する。
2 本会が会員から取得する個人情報は、会員氏名、防災士登録ナンバー、生年月日、性別、住所、携帯電話番号や携帯メールアドレス、ボランティア保険等本会活動に必要な情報、緊急時の連絡先(本人以外)、E-mailアドレス、その他連絡事項などで会員が同意する事項とする。
3 本会が名簿等を配付する場合、記載個人情報は、氏名ほか会員が同意する事項とする。

(個人情報の利用)
第8条 本会が保有する個人情報は、各号に掲げる活動等に際して利用する。
(1)会費の請求、管理、その他文書等の送付、会員名簿の作成、保険加入等など支部活動及び支部運営上に必要な場合
(2)本会の防災啓発等の支援活動に提出が必要な場合
(3)災害等の緊急時における本会の災害対策活動、災害支援活動等に必要な場合
(4)日本防災士会や日本防災士機構、防災関係機関など、本会の活動に関係性や必然性がある場合
(5)その他、役員会で利用が承諾された場合

(管理)
第9条 個人情報は、支部長又は事務局長、災害対策正副本部長、指定する役員が保管するものとし、適正に管理する。
2 不要となった個人情報は、支部長または事務局長の立会いの下で、適正かつ速やかに復元不可能な状態にして廃棄する。

(提供)
第10条 個人情報は、次に掲げる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者(委託・共同利用の相手方を除く)に提供しないものとする。
(1)会員本人から個人情報を取得する際に伝えて同意を得ている範囲で提供する場合
(2)法令に基づく場合
(3)人の生命、身体又は財産の保護のために必要な場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4)公衆衛生の向上又は本会の健全育成の推進に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(5)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が、法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

(第三者提供に係る記録の作成等)
第11条 取扱者は、個人情報を第三者(災害時の公助機関を除く)に提供したときは、法第25 条に定める第三者提供に係る記録を3年間保存するものとする。

(第三者提供を受ける際の確認等)
第12条 取扱者は、第三者(災害時の公助機関を除く)から個人情報の提供を受けるに際しては、法第26 条に定める第三者提供を受ける際の確認を行い、記録を作成し保存する。

(開示)
第13条 会員は、第7条の規定に基づき提供した会員本人の個人情報について個人情報管理者に対し開示を請求することができる。
2 個人情報管理者は、会員本人から会員本人の個人情報の開示について請求があったとき、法第28 条第2項に該当する場合を除き、本人に開示する。

(個人情報の訂正等)
第14条 会員は、第7条に基づき提供した会員本人の個人情報について個人情報管理者に対し訂正等を求めることができる。
2 前項の請求があった場合、個人情報管理者は直ちに該当する個人情報の訂正等を行う。ただし、各会員にすでに配付されている会員名簿等は、訂正等について会員に連絡することをもってこれに替えることができるものとする。

(漏えい発生時等の対応)
第15条 取扱者は、個人情報を漏えい、滅失、き損等の事案の発生又はその兆候を把握した場合は、管理者に連絡する。この場合において管理者は、事実及び原因の確認、被害拡大の防止、影響を受ける本人への連絡、再発防止等の対応を行う。

(開示請求及び苦情相談窓口)
第16条 日本防災士会千葉県北部支部における、開示請求及び苦情相談窓口は、支部長、事務局長及び災害対策本部長とする。

(委任)
第17条 この個人情報取扱方法に定めない事項は、支部長、事務局長、災害対策本部長が別に定める。

(附則)
この規約は、令和元年10月19日から施行する。

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